Gepubliceerd op: 29 december 2020 Na de nieuwjaarswensen is het tijd om er terug in te vliegen. Maar hoe start je die eerste werkdag met twee vakantie nog vers in je hoofd?
1. VOORBEREIDING IS ALLES
Die wekker zal al pijnlijk genoeg zijn. Leg 's avonds je outfit klaar en maak je lunch al of zorg ervoor dat je koelkast gevuld is indien je thuiswerkt. Zo vermijd je stress nog voor je op je werk bent of aan je thuisbureau zit. Werk je op verplaatsing? Denk er ook aan dat je niet de enige bent die terug gaat werken. Er zal file zijn. Vertrek iets vroeger, dan verspil je geen onnodige energie aan ergernissen.
2. OPRUIMEN!
Als er nog rommel op je bureau ligt, doe die dan eerst weg. Laat post en andere papieren niet zomaar op het hoekje van je tafel liggen maar neem ze meteen door en sorteer ze. Voor je er terug invliegt, bekijk je ook best even je kalender. Wat staat er de komende weken gepland? Zo vermijd je deadlines te missen in je eerste week.
3. NEEM TIJD VOOR JE COLLEGA'S
Je collega's hebben niet stilgezeten terwijl jij van je vakantie genoot. Vraag hen wat er ondertussen is gebeurd. Is er nog nieuws over dat ene dossier? Was het niet te rustig tussen kerst en nieuw? Als ze zelf ook niet op kantoor waren, kan je hen vragen wat zij in hun vrije tijd hebben gedaan. Neem de tijd om met iedereen even bij te praten via de telefoon of in een zoom call, het zal je goed doen.
4. MAAK EEN EFFICIËNT TO DO-LIJSTJE
Zorg dat je georganiseerd aan je dag begint door een to do-lijstje te maken. Neem een blad papier of een digitale notitie en schrijf al je taken op. Orden ze naar prioriteit of zet er de deadline bij. Beslis dan welke taken je vandaag uitvoert en welke later in de week. Neem niet meteen teveel hooi op je vork, het duurt even om 'er terug in te komen'. Begin dus met de kleine zaken.
5. PAK DIE HORROR VAN EEN VOLLE MAILBOX SLIM AAN
Je eerste dag terug op het werk is niet het uitgelezen moment om heel je mailbox op te kuisen. Die zit waarschijnlijk bomvol. Om je erdoor te slaan, creëer je best drie labels, dit kan je met een kleurencode doen. Bijvoorbeeld rood voor 'moet vandaag beantwoord worden', blauw voor 'moet deze week beantwoord worden' en groen voor 'kan ik waarschijnlijk verwijderen'.
Label dan je mails door enkel naar het onderwerp te kijken. Eens je hiermee klaar bent, begin je aan de 'rode mails', de rest laat je opzij liggen tot je terug bent bijgewerkt. Als een mail écht dringend is, zal de afzender hem wel opnieuw versturen.
6. WERK JE MAILS NIET CHRONOLOGISCH AF
Logischerwijs begin je onderaan, met het beantwoorden van de mails die al het langst liggen te wachten op een antwoord. Fout! Stel dat je die vraag beantwoordt en tien mails later merk je dat je collega (die niet met vakantie was) vorige week al een antwoord had verstuurd. Vermijd overbodige 'Mijn excuses, ik zie net dat mijn collega al had geantwoord op je vraag'-mails en begin bovenaan je mailbox. Zo kan je misschien zelfs een heel deel oude mails wissen omdat ze ondertussen al zijn opgelost. Bovendien zullen sommigen je out of office-data genoteerd hebben. Hun mailtje zit dan gewoon bovenaan in je mailbox.
7. KIES KWALITEIT BOVEN KWANTITEIT
Laat je niet meeslepen door je mails. Als je iedereen zo snel mogelijk van een antwoord wil dienen, kan dat soms fout aflopen. Lees je te snel en mis je één bepaalde vraag, dan kan je op je antwoord een nieuwe mail verwachten met opnieuw dezelfde vraag. Weer een mailtje op je stapel ongelezen berichten dat je had kunnen vermijden. Neem daarom voldoende tijd om een bericht volledig te lezen. Je zal ze niet allemaal op één dag kunnen beantwoorden, maar hoeft er dan ook geen overbodige terug te verwachten.
Wil je toch iedereen laten weten dat je ermee bezig bent? Beantwoord ze dan allemaal eerst met een zelfde standaardzin: 'Ik zal vandaag mijn mails lezen. Als je een antwoord nodig hebt voor 17u, gelieve me dan nu te mailen en ik laat je weten of het lukt.'
8. STEL NIET-DRINGENDE MEETINGS UIT
Daar zit je dan met je lange to do-lijstje en je map dringende mails. Het is niet meer dan logisch dat je je tijd liever daaraan besteedt dan aan een uur durende brainstormsessie. Probeer daarom niet-dringende (zzom)meetings uit te stellen tot later in de week.
9. PLAN MEETINGS MET JE TO DO LIJSTJE
Zorg dat je niets plant op je eerste dag terug of toch zeker niet in de voormiddag. Blokkeer die tijd ook in je agenda. Als collega's zien dat je agenda leeg is, zullen ze die maar al te graag willen vullen. Plan dus gewoon een meeting met je to do-lijstje. Gebruik je out of office-antwoord als zelfverdediging. Laat hem nog even opstaan, zodat afzenders weten dat je nog maar net terug bent.
10. GEEF JEZELF WAT ADEMRUIMTE
Als je denkt dat je na twee weken luieren, meteen acht uur aan één stuk zal kunnen doorwerken, dan ken je jezelf niet. Verspil niet al je energie op je eerste dag en neem korte pauzes. De lunch gebruik je vandaag om te eten weg van je bureau. Hoe meer verzamelde vakantie-energie je bespaart vandaag, hoe vlotter de rest van de week zal verlopen. Blijf ook 's avonds niet te lang werken, jezelf uitputten op de eerste dag heeft geen zin.
De eerste dag verloopt misschien wat chaotisch en je zal nog heimwee hebben naar die vakantie maar voor je het weet zit je weer in je vertrouwde ritme. Heb je echt geen zin om naar je werk terug te keren, denk dan eens na over een carrièreswitch? Je vindt onze openstaande vacature hier:
www.select-jobs.be